Her kurumun kendi kontrol ve tetkik mekanizmasının sahip olmasının bir dizi faydaları vardır. Sağlıklı bir operasyon ve organizasyon yapısına erişmek, değişen şart veya zamanla ortaya çıkan eksiklikler nedeniyle oluşan sorunları gidermek denetim mekanizması ile başarılabilir. ISO yönetim belgelerinde de, her firmanın yılda en az bir kere iç tetkik çalışması yapması gerektiğine yer verilir. Bu firma içerisindeki bir ekiple yapılabileceği gibi, akredite bir kurum tarafından da yapılabilir.

İç denetim nasıl yapılır? Nelere dikkat edilmesi gerekir?

Organizasyon büyüklüğüne göre iç denetim mekanizmasını çalıştırmak karmaşık bir hale dönüşebilir. Ancak bir iç tetkik planı ve kitapçığı ile kurum içi denetimin sağlıklı bir şekilde ilerlemesini sağlamak mümkündür. Bunun için izlenmesi gereken yol şöyle:

1. Tetkik ile yapacak kişi ilgili bölümle bir dizi görüşme yapabilir. Bu tetkik çalışmasının bir açık arama değil, eksiklerin giderilmesine yönelik gelişim destekleyici çalışma olduğunu anlatır. Böylece, ilgili bölüm çalışanları tarafından yapılan operasyona dair eksiklik, açık ve yenilenebilecek alanlara dair fikirler daha iyi ifade edilir.
2. Tetkik çalışmasına ilgili bölümdeki kişilerin iş tanımı ile ilgili kontrollerle başlanılabilir. Tetkik çalışmaları standartları ve yöntemi değişkendir. Şirketten şirkete özel olarak belirlenebilir.
3. Tetkik esnasında her sürecin detaylı şekilde incelenmesi gerekir. Mesela, satın alma biriminin denetlenmesi esnasında birim görevlilerine tedarikçi ile ilgili sorulardan, alınan ürünün müşteri ihtiyacını karşılayıp karşılamadığına dair sorulara kadar detaylı sorular yönlendirilebilir.
4. Tetkik yapılırken her faaliyet aşaması üzerine eğilmek gerekir. Faaliyetlere ilişkin doküman ve belgeler incelerek, eksiklikler veya değiştirilmesi gereken hususlar tespit edilmeye çalışılır.
5. İç tetkik sürecinin kaliteli bir şekilde ilerlemesi için bir ön inceleme ile ilgili birime yönetilecek sorular belirlenebilir. Faaliyetlere ilişkin ön bilgi alınacak kişilerle temas kurularak, tetkik sürecini sağlıklı kılacak verilerden yararlanılabilir.

Tetkikler sonrası rapor hazırlanır. Bu rapor, ilgili kişiler tarafından değerlendirilir ve yenilenmesi gereken alanlara dair çalışmalar başlatılabilir. Sürecin profesyonelliğini sağlamak adına Kalite Yazılım da iç tetkik hizmeti verebilir.